Document Management: soluzioni innovative

 

La società SB Italia è specializzata in Document Management, vale a dire un sistema di gestione dei documenti.
Questo sistema non è altro che una categoria di sistemi software che consente di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e contenuti vari. Dal un lato tecnico il Document Management System è un’applicazione lato server
che permette di effettuare innnumerevoli operazioni sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo specifici algoritmi. Le soluzioni dall’azienda al cliente sono assolutamente all’avanguardia e permettono di abilitare la gestione dei processi ottimizzando la gestione quotidiana con costi contenuti, la cui conseguenza è la possibilità di avere risultati accertabili in tempi rapidi. La società garantisce al cliente la crescita continua e la stabilità finanziaria, data da una migliore conoscenza del mercato, dalla competenza nell’utilizzo di tecnologie innovative e dalla capacità di ottimizzare e integrare processi e applicazioni. Uno staff di esperti pone particolare attenzione all’utilizzo delle risorse e opera in ogni area con grande professionalità. Con questo strumento la società fornisce tutte le soluzioni innovative offerte dalla tecnologia e tutte l’esperienza necessaria per facilitare una completa trasformazione in azienda digitale, migliorando la gestione in tutti i settori di business e
rendendoli più efficienti.

Vantaggi del sistema
I vantaggi di questo strumento sono tanti, primo fra tutti la possibilità di ottimizzare le risorse e migliorare la gestione degli archivi aziendali. Inoltre, è anche utile per favorire la collaborazione all’interno dell’azienda, per la conservazione digitale della contabilità, una gestione efficiente della corrispondenza aziendale, una migliore gestione amministrativa dei documenti del personale e delle pratiche delle risorse umane come il Libro Unico del Lavoro.
E ancora, lo strumento favorisce la conservazione digitale a norma di legge di tutti i documenti aziendali, conservazione digitale fatture, gestione della corrispondenza aziendale. I vantaggi di questo strumento sono immediati e la prima cosa che salta agli occhi è che occorrerà meno spazio per conservare documenti e contenuti.

Un altro vantaggio è che saranno inalterabili nel tempo e soprattutto saranno riservati e inaccessibili.
Il risparmio del cartaceo pone come conseguenza un maggiore rispetto dell’ambiente e quindi anche minore abbattimento di alberi. Con la digitalizzazione la firma elettronica è diventata indispensabile tanto che si è anche diffusa molto rapidamente. Questo tipo di firma rappresenta l’insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi grazie all’associazione logica ad altri dati elettronici e consente di essere identificati tramite il sistema informatico. Utilizzata tutti i giorni in banca, in posta e in altri esercizi in cui è necessaria, questa firma equivale in pratica alla firma autografa: infatti, quando si mette la propria firma autografa su un documento cartaceo, si acconsente automaticamente a ciò che vi è scritto. La stessa cosa succede con la firma digitale: una volta apposta la firma, ci prendiamo la responsabilità del documento informatico.

La firma digitale assicura l’autenticità del documento che il destinatario può verificare. Inoltre, il mittente non può non riconoscere il documento firmato e il destinatario non può falsificare o non riconoscere un documento firmato da un’altra persona.